Les recherches le démontrent : la gestion du changement est un facteur important pour faire d’un projet un succès. Comment devenir un gestionnaire à succès? Voici cinq exemples pour vous aider.

Les recherches le démontrent : la gestion du changement est un facteur important qui permet l’atteinte des bénéfices anticipés d’un projet ou d’une initiative. Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), pointe lui-même dans cette direction en créant des processus autour de la gestion et l’implication des parties prenantes.

Cependant, les projets ou les initiatives de changement que vous gérez n’ont pas toujours le luxe d’avoir un agent de changement. Dans ce contexte, peut-être pensez-vous que si l’organisation ne se soucie pas de se doter de meilleures pratiques en gestion du changement, pourquoi le feriez-vous? C’est simple! parce que ça pourrait vous faire gagner du temps, mais aussi éviter certains coûts!

Faire en sorte que les employés soient engagés et prêts à adhérer au changement nécessite que tous les niveaux de gestion soient impliqués, incluant les gestionnaires de projets.

Alors, comment s’y prendre sans hériter de ce qui peut sembler être la charge de travail complète d’une autre personne?

1. Impliquez les utilisateurs

• Assurez-vous d’avoir des représentants des différents secteurs d’affaires touchés.
• Demandez-leur de réviser vos stratégies de communication et votre plan d’implantation.
• Si vous avez créé une relation de confiance, ils n’hésiteront pas à partager avec vous leur point de vue sur les avantages et les opportunités des stratégies envisagées.

2. Apprivoisez les préoccupations et les craintes

Les préoccupations et les craintes des gens qui vivront le changement peuvent exister à tort ou à raison, mais tant qu’elles existent, vous ferez face à une potentielle résistance.

Être en mesure d’anticiper d’éventuelles préoccupations augmente vos chances d’une implantation plus harmonieuse parce que la majorité des employés semblent adhérer au changement. Ne présumez cependant pas que cela est nécessairement perçu comme positif et qu’aucune crainte n’existe.

3. Recueillez les impacts techniques, humains et organisationnels

C’est une chose d’informer les employés qu’ils devront dorénavant entrer les données dans un nouveau système, mais si ça veut également dire qu’ils n’auront plus à prendre le téléphone et appeler une collègue avec qui ils ont bâti des liens au cours des années, c’est tout autre chose.

Si vous n’abordez pas cet impact humain et relationnel, vous rencontrerez sans doute de la résistance et les employés prendront plus de temps que prévu avant d’adhérer à votre changement.

4. Soyez créatifs et impliquez votre équipe de projet

• Initiez des ateliers de remue-méninges avec votre équipe de projet et quelques représentants du secteur d’affaires touché.
• Échangez, lors de cet atelier, sur les divers moyens et activités qui contribueront à assurer l’adhésion au changement.

Parfois, un courriel sera suffisant, mais souvent, d’autres activités connexes seront nécessaires.

5. Informez ou communiquez?

« Ben… je l’ai communiqué! J’ai envoyé un courriel! Ce n’est quand même pas de ma faute, s’ils ne l’ont pas lu ou ne l’ont pas compris. »

En projet, nous avons tendance à mettre l’accent sur nos activités de communication en présumant que parce, que nous l’avons communiqué, nous avons fait notre boulot. Vous aurez parfois à jongler avec des failles ou enjeux au niveau des stratégies de communication d’entreprise. Ceci ne devrait pas vous empêcher de vous assurer qu’un même message est communiqué plus d’une fois en utilisant des médias ou forums différents. Il semblerait qu’il faut répéter le même message sept fois pour qu’il soit compris…

Compris?

Parce que l’adhésion au changement passe par la compréhension de ce qui change et ce que cela implique.

Les prochains articles porteront sur chacun des sujets brièvement abordés dans cet article.

Quelles sont, selon vous, les meilleures pratiques en gestion du changement que vous avez intégré à votre gestion de projets?

Joël Martimbeault,
Conseiller principal
Aplus