Votre organisation a de belles ambitions mais leur réalisation ne va pas assez vite ? Votre organisation a investi dans son avenir et pourtant ça semble stagner ? Il est peut-être temps de s’assurer que votre planification soit mieux adaptée à votre réalité. Voici quelques recommandations à observer pour améliorer vos chances de succès.

Est-ce que la planification de l’exécution de votre stratégie est un peu trop optimiste ? 

Dans un monde où tout bouge de plus en plus vite et où les changements se multiplient, il est commun de vouloir aller vite, tout faire tout de suite et obtenir des résultats rapidement. La réalité s’avère souvent très différente : bien que nous ayons mis efforts et argent dans nos projets, cela ne semble pas avancer, nous n’atteignons pas les résultats attendus, et le petit côté SDO de nos organisations nous fait entreprendre beaucoup trop de projets en pensant qu’il est possible de tout faire, pour finalement changer le focus en pensant que la stratégie que nous nous étions donnée n’était finalement peut-être pas la bonne.

L’enjeu majeur dans la réalisation de nos ambitions se situe justement au niveau de notre impatience et de notre SDO.  Alors comment tempérer notre fougue pour arriver à tout faire sans épuiser nos équipes et perdre le contrôle ? En planifiant de façon réaliste le déploiement de nos stratégies et en gardant le focus. Ah ! Que cela semble facile ! Alors pourquoi avons-nous du mal à y parvenir ?

Quelques recommandations pour augmenter vos chances de succès :

1. Commencer par la fin

Définir les résultats attendus de façon claire. Pas 20, ni 10, plutôt 3. Plus ils seront clairs et limités, plus la façon de les mesurer sera précise, plus grandes seront les chances que les projets et initiatives mis de l’avant soient les bons et, plus il sera possible de garder le focus. Les bonnes idées ne manquent pas, mais sont-elles toutes alignées avec la vision, la stratégie et les résultats recherchés ? Bien qu’elles soient louables en soi, un trop grand nombre d’entre elles risque de faire dérayer votre plan.

2. Justifier chaque projet quant à leur contribution aux résultats souhaités

Peu d’initiatives sont justifiées de manière très concrète sur l’atteinte de résultats espérés par le déploiement de nos stratégies. Elles sont plutôt souvent justifiées de manière très subjective. Comment s’y retrouver ?

Établir un canevas pour justifier les initiatives et les projets est un bon point de départ. Ce canevas doit permettre de visualiser comment chaque initiative ou projet vient appuyer la réalisation des résultats souhaités. Ceci doit bien évidemment permettra de comparer des pommes avec des pommes et de faire un séquencement logique des projets et initiatives pour amorcer sa planification.  

3. Considérer la capacité des équipes à contribuer à la réalisation de ses projets

Quand la sélection des projets et initiatives est complétée, il est très important d’analyser rapidement qui devra contribuer à chaque initiative et projet. Un enjeu majeur dans les projets qui déraillent est le manque de disponibilité des ressources qui ont été affectées à un projet. Elles sont souvent sollicitées sur plusieurs projets simultanément et n’ont pas été libérées de leurs obligations opérationnelles, ce qui cause des délais partout. Avoir un portrait exact des ressources qui doivent être sollicitées par ses différents projets permet de planifier en fonction des besoins de ressource. Encore faut-il s’assurer que ces ressources ne soient pas envahies par des demandes opérationnelles !

4. Considérer aussi la capacité de chaque équipe à intégrer les changements générés par ses projets

Souvent négligée dans la planification du déploiement des stratégies, la capacité à intégrer est un grand facteur de risque pour la réussite des stratégies. Un projet livré n’est que le début d’un changement, il ne garantit en rien l’atteinte des résultats souhaités. Les résultats seront rencontrés si les impacts de ce changement sont bien identifiés et que tous les volets humains et organisationnels des changements sont bien gérés. Il faut entre autres comprendre :

• Quand chaque projet devrait être implanté dans les différentes équipes selon sa planification actuelle.
• Quelles sont les périodes de pointe de chaque équipe pour choisir le meilleur moment pour implanter un changement (qui n’est pas nécessairement le moment où le projet est terminé).
• La complexité de chaque changement pour cette équipe (le nombre et la complexité des impacts du changement qu’il faudra gérer pour obtenir les résultats souhaités de ce changement).
• Le nombre de projets ou initiatives qui sont déployés en même temps dans l’équipe. C’est-à-dire le nombre de changements générés par tous ces projets au même moment pour une même équipe. Plus il y en a, plus l’intégration de chacun de ces changements devient difficile.

5. Laisser de la place pour les imprévus

En faire moins pour en réaliser plus.  Les projets et initiatives sont maintenant priorisés et séquencés. La planification a été peaufinée en fonction de la capacité à les réaliser et à les intégrer dans un délai réaliste. Il ne s’agit pas nécessairement de l’échéancier souhaité – parce  qu’il ne se matérialisera pas peut-être pas à trop vouloir pousse – mais bien de l’échéancier que dicte une bonne priorisation réaliste.

Finalement, puisque, nous avons tendance à surestimer nos capacités et sous-estimer les impacts des changements que nos projets amènent dans nos équipes, il faut se laisser une marge de manœuvre. Une bonne répartition de sa capacité interne (la vraie, celle qui n’assume pas que les équipes font du surtemps en permanence) devrait considérer :

• 70% de cette capacité dédiée aux opérations;
• 15% de cette capacité dédiée aux projets et initiatives stratégiques;
• et 15% pour les imprévus… et oui! Ils sont inévitables. Vaut mieux les anticiper que de mettre en péril la réalisation de nos stratégies.

En observant ces 5 recommandation, la planification sera plus allégée, certes. Elle sera peut-être moins rapide que désirée, mais elle sera réaliste et augmentera de manière exponentielle les chances de réaliser chaque projet entrepris avec succès. 

Manon Champagne,
Présidente et cofondatrice d'Aplus